Gmail הוא אחד משירותי האימייל הפופולריים בעולם, אך הוא לא נטול חסרונות. אם אתם מקבלים מספר דו ספרתי של מיילים ביום אתם וודאי נאבקים עם נקיון התיבה שלכם, מנסים להלחם בספאם שמצליח לחדור את הסנן של גוגל ומפספסים מלא מיילים חשובים שהולכים לאיבוד בשטף.
הנה שלושה טיפים מוצלחים לגוגל שיוכלו לחסוך לכם הרבה מאוד זמן וכאב ראש:
1. הכינו לעצמכם תיבה חכמה
תצוגת ברירת המחדל של ג’ימייל היא תצוגת הלשוניות. יש לשונית המוקדשת למיילים רגילים, אחרת למיילים פרסומיים, אחרת לעדכונים וכדומה. מדובר בשיטה די נוחה שיכולה קצת להפריד את העיקר מהטפל, אבל אם מעמיקים קצת מגלים שיטה שיכולה ליצור תיבה הרבה יותר חכמה.
אם תציבו את העכבר ליד המילה Inbox התפריט השמאלי של ג’ימייל יופיע חץ קטן, שיאפשר לכם להחליף בין שיטות תצוגה שונות. במקום Default נסו לעבור ל-Priority Inbox – תצוגה שונה שתחלק את התיבה שלכם לשלושה חלקים: מיילים חשובים, מיילים שסימנתם בכוכב ו”כל השאר”.
גוגל עושה עבודה לא רעה בכלל בלקבוע מה זה מייל חשוב – ורוב המיילים המעניינים אכן מגיעים לחלק העליון של התיבה. מצד שני, זה לא אומר שאתם צריכים להסתפק במנגנון של גוגל. לחיצה על החץ הקטן בחלק הימני של הכותרת Important and unread (מעל המיילים העליונים ביותר) יאפשר לכם להוסיף “חוקים” חדשים למיילים שיגיעו לחלק העליון. כך למשל תוכלו להגיע שכל מייל שיגיע מכתובת מסויימת ישר יגיע למעלה, או כל מייל שנמצא תחת תווית מסויימת ימצא את דרכו לחלק החשוב של התיבה.
שילוב של אפשרות זאת יחד עם יצירת פילטרים חכמים (דרך מסך ההגדרות הכללי של ג’ימייל) יאפשר לכם לדאוג שכל המכתבים החשובים יוצגו בראש התיבה – וכל השאר ימתינו למטה.
2. הכינו לעצמכם תבניות לתגובות חוזרות
מוצאים את עצמכם חוזרים שוב ושוב על אותם מיילים לאנשים שונים? יש בג’ימייל אפשרות נסתרת שמאפשרת להכין “תגובות מוכנות מראש”, ותחסוך לכם להקליד או להעתיק על פעם מחדש את אותו מלל לאנשים שונים.
כדי להפעיל את האפשרות הזו, שנקראת Canned Responses, יש צורך לגשת ללשונית Labs בהגדרות של ג’ימייל. זה המקום בו גוגל מסתירה את כל האפשרויות החצי אפויות שלה, כאלה שעדיין לא הבשילו מספיק כדי להפוך לפיצ’רים מלאים, או כאלה שנמצאות בשלב הבדיקות והניסויים. בתיבת החיפוש שתחת Labs חפשו Canned Responses, העבירו ל-Enable ושמרו.
כעת, כשתכתבו מייל חדש תוכלו לשמור את תוכנו לתגובות השמורות מראש. כדי לעשות זאת לחצו על החץ הקטן מימין לפח הזבל (בחלק הימני-תחתון של תיבת המייל החדש), בחרו Canned responses ואז ב-New Canned Response כדי לשמור. לאחר מכן תוכלו באותה צורה לפתוח את התגובות השמורות שלכם.
כדי לא להתבלבל, מומלץ להדגיש ב-Bold מילים שתצטרכו להחליף לפני שתשלחו את התגובה האמיתית (שמות של אנשים, תאריכים וכדומה).
3. הסירו את עצמכם מרשימות תפוצה
רשימות תפוצה זה עניין מעצבן. הן ממלאות את התיבה שלכם בספאם, ובדרך כלל כשאתם לוחצים על קישור ההסרה במייל עצמו זה לא ממש עובד, אלא רק אומר לספאמרים שאתם אנשים אמיתיים וגורם להם לשלוח אליכם עוד יותר ספאם. אוף.
הפתרון: ליצור פילטר חכם, שיידע לסנן במכה אחת את כל רשימות התפוצה ולשלוח אותן ישר לזבל. הרי בדרך כלל להודעות הנ”ל יש ביטויים שחוזרות שוב ושוב (כמו למשל הקישור שאף פעם לא עובד “לחץ להסרה”) – מה שאומר שאם נכניס הרבה ביטויים כאלה לפילטר, נוכל לטפל בכל ההודעות האלה בצורה אוטומטית.
בהגדרות של ג’ימייל גשו ללשונית Filters ולחצו על Create New Filter. בתיבת “Has the words” הכניסו את כל המילים הבעייתיות כשהן מופרדות במילה OR (ונמצאות בתוך מרכאות אם מדובר ברצף מילים). למשל, הנה אפשרויות שוודאי יעבד ותוכלו להעתיק ישר לתיבהו:
“opt-out” OR unsubscribe OR “viewing the newsletter” OR “privacy policy” OR “מסר פרסומי” OR “להסרה לחץ כאן” OR “לחץ להסרה” OR ניוזלטר
לחצו Create Filter with this search וסמנו מה תרצו לעשות עם המיילים הבעיתיים. ההמלצה שלנו? צרו להם תווית מיוחדת (קראו לה “ספאם חדש” או משהו) כדי שתוכלו להציץ מדי פעם שלא נופלים לשם מיילים אמיתיים. אם אתם רואים שזה עובד לאורך זמן תוכלו לעדכן את הפילטר ולשלוח הכל ישר לזבל.
ומה אם תרצו להמשיך לקבל ניוזלטרים מסויימים? תוכלו לעדכן את הפילטר כך שמיילים שמגיעים מכתובות מסויימות לא יזרקו אליו. כדי לעשות זאת תצטרכו להשתמש בנוסחה הבאה:
רק שבמקום facebookmail.com@* העתיקו את כתובת המייל ממנה מגיעות ההודעות שברצונכם להמשיך לקבל. אם תכניסו את זה לתיבת ה-from בזמן הגדרת הפילטר זה יגיד למערכת לא לסנן את המיילים שמגיעים מהכתובת הנ”ל (לכן המינוס).
תמונה: Shutterstock
