שירותי ענן דיווח ע”י שעון נוכחות

מערכת נוכחות שמסוגלת להעביר את הדיווחים ישירות לענן חוסכת את הצורך בהתקנת תוכנות מקומיות, מאפשרת גישה לנתונים מכל מקום ובכל שעה ומגלמת בתוכה גם רמת אבטחה גבוהה. עם זאת, כדאי לבחור היטב את המערכת כדי לנצל את היתרונות שלה ובעיקר להכיר את ההבדלים בין האפשרויות

למה צריך לדווח שעות נוכחות של עובדים?

החוק בישראל מטיל על מעסיקים חובת רישום שעות עבודה ומנוחה שבועית. את הרישום יש לבצע על פי החוק באמצעי מכאני, דיגיטלי או אלקטרוני ואם הוא מבוצע בדרך אחרת חייבים להחתים אותו מדי יום בידי העובדים והגורם האחראי.

בנוסף, נטל ההוכחה הוא על המעסיק ואם העובדים מגישים תביעה לתשלום שכר עבודה, גמל שעות נוספות או גמול עבודה במנוחה השבועית – הם אלו שצריכים להוכיח העובד לא עמד לרשות הארגון באותן שעות שנויות במחלוקת.

מה זה תוכנת נוכחות בענן?

תוכנת נוכחות בענן מאפשרת לנהל את שעות העבודה וההיעדרות מרחוק. שירותי ענן חוסכים את הצורך בהתקנת תוכנה מקומית על המחשבים של העסק, הם נגישים מכל מקום ובכל שעה בתנאי שיש חיבור לאינטרנט והם מאובטחים ברמה הגבוהה ביותר.

תוכנת נוכחות בענן מחוברת ישירות לאמצעים שבהם העובדים משתמשים כדי לדווח את השעות שלהם: בין אם מדובר על שעון נוכחות רגיל, אפליקציה, טלפון או אתר אינטרנט. הנתונים מסונכרנים יחד לענן, כאשר הגישה אליו היא של המעסיק בלבד ועל בסיס שם משתמש וסיסמא. כמו כן, ניתן לבחור בין שעונים שונים שמשדרים ישירות למערכת בענן: שעונים עם זיהוי פנים, שעון נוכחות טביעת אצבע או כרטיס.

כמה עולה מנוי חודשי למערכת שעון נוכחות?

למרות שהחוק מחייב מעסיקים בישראל לנהל את דיווח שעות הנוכחות והמנוחה, קיימת התלבטות בין המערכות. ההתלבטות היא בעיקר כלכלית והמחיר אינו קבוע אלא דינאמי. הסיבה לכך היא שהעלות של מנוי חודשי למערכת שעון נוכחות שנמצאת בענן נקבעת לפי כמה פרמטרים:

• מספר העובדים
• סוג הדיווח
• תמיכה, שירות ואחריות
• תקופת ההתקשרות

מבחינת טווח מחירים, מעסיקים צריכים להיערך להוצאה של כ-50-180 ש”ח על חיבור השעון למערכת בענן עבור כל עובד. ככל שיש לעסק מספר עובדים גבוה יותר, כך ניתן לנהל משא ומתן על המחיר ולבחור מערכת מתאימה.

לאחר מכן, אפשר גם לבדוק מה כולל המחיר מבחינת תמיכה ואחריות. אם מתלבטים בין סוגים שונים של שירותי נוכחות בענן, כדאי לקבל המלצות מקולגות או לקרוא מידע באתרי אינטרנט ורשתות חברתיות.

דיווח לענן – כל היתרונות

סקירה קצרה של המוצרים המעולים באתר www.makortech.co.il מגלה מה היתרונות של דיווח בענן. עבור מעסיקים זו בכלל לא הוצאה רגילה אלא השקעה משתלמת, בגלל כמה סיבות מרכזיות:

• חיסכון בהוצאות – הענן חוסך בהוצאות. מהרגע שבו אין צורך בהתקנה פיזית על המכשירים, המשמעות היא שמעסיקים יכולים להשתמש בחומרה בסיסית מאוד גם עבור מערכות הדיווח המתקדמות ביותר.
• נוחות ונגישות – הנתונים הנשמרים בענן זמינים עבור המעסיק, מחלקת משאבי אנוש או כל גורם אחר. בלחיצת כפתור אחת אפשר לראות ולהגיע אליהם מכל מקום בעולם, גם אם המנהל בחופשה בחו”ל.
• אבטחה – שירותי ענן מאובטחים יותר והם עומדים בסטנדרטים מחמירים של הגנת מידע. בזכות האבטחה הגבוהה, מעסיקים קטנים מקבלים כיום את אותם שירותי ענן כמו הארגונים הכי גדולים בעולם.

לסיכום, למעסיקים יש כיום מגוון רחב של כלים שמאפשרים לעובדים לדווח נוכחות מכל מקום ובצורה נוחה ויעילה. אחד הכלים החשובים מבוסס על דיווח נוכחות בענן וכדאי לשלב אותו בעסק.

קרדיט תמונה FREEPIK