תנאי הכרחי להצלחת כל אירוע בכלל ואירוע עסקי בפרט מחייב חשיבה ותכנון מבעוד מועד. על מנת למצות כל סיכוי להצלחת האירוע יש להידרש אל פרמטרים חשובים, אשר לקיחתם בחשבון מאפשרת לתכנן ולארגן אירוע עסקי מוצלח.
- הגדירו את התקציב לאירוע. ממנו ייגזרו הפרטים השונים, אופן הקצאת הכסף למרכיבים השונים של האירוע.
- בחרו מקום. בחירת המקום עשויה להתברר כגורם החשוב ביותר להצלחת האירוע או, חלילה, לכישלונו. בחירת המקום קשורה, כמובן, לאופי האירוע ולמספר המשתתפים בו. אירוע רב משתתפים של חברה החוגגת שנה מוצלחת מתאים להיערך בחיק הטבע, במקום המאפשר חופש תנועה ושיחה פתוחה בין המשתתפים. המרחב יוצר אפשרות קיום "שיחות קטנות"- במירכאות ובלעדיהן, הסעדה במתכונת של דוכנים, והוא נערך באוויר צח, המהווה אלמנט חשוב ביצירת תחושה ואווירה נעימות.
