את שעון הנוכחות ניתן למצוא בכל עמדת כניסה למקום עבודה. רובנו מכירים את השעון המסורתי, דרכו מעבירים כרטיס פלסטיק והוא מדווח על שעת הכניסה והיציאה של כל עובד. מדובר בפתרון יעיל החוסך למעסיק זמן רב. עם השינויים הטכנולוגיים המתקדמים גם שעוני הנוכחות הפכו לחכמים, יעילים הרבה יותר ובעלי פונקציות מתקדמות ומותאמות לצרכי הארגונים השונים.
הצורך בשעון נוכחות
הצורך בהצבת שעון נוכחות , נועד להתייעלות בניהול שעות העבודה של העובדים. כלומר, לדווח על שעת כניסה מדויקת ושעת יציאה ולפי זה לדווח על תשלום השכר. דיווח נוכחות מאפשר לבצע חלוקה בין שעות העבודה הרגילות לשעות נוספות. לדעת מה היקף המשרה של כל עובד. לחשב את התפוקה ביחס לשעות העבודה. ולעמוד בתנאי החוק המחייבים כל מעסיק לנהל רישום מסודר. כאשר ניהול הנוכחות של העובדים נעשה במדויק ניתן להתייעל, להקצות כוח אדם נוסף במידת הצורך ולהבין היכן נדרש לצמצם.
שעון בהתאמה אישית
ההבנה שאין דומה ארגון אחד למשנהו חלחלה גם לגזרת השעונים החכמים שאף עברו התאמות. מעסיקים מנהלים עובדים במשרות מגוונות, במשרות הנהלה ואמון, עובדי שטח, עובדים מהבית לצד עובדי משרד. עיקר הפיתוחים האחרונים בתחום הותאמו עבור ארגונים המעסיקים עובדים במודל היברידי. נבצע הבחנה בין סוגי השעונים הקיימים לפי חלוקה לקטגוריות:
שעונים עם מגע- מדובר בשעונים הדורשים נוכחות פיזית של העובד ומגע ישיר. כלומר העברת כרטיס או טביעת אצבע.
שעונים ללא מגע- שעונים אלו הפכו לפופולריים בעקבות מגפת הקורונה, שבה נדרש לשמור על היגיינה מקסימלית ולהימנע ממגע לא רצוי. הפתרון הוא שעון קורא קרבה. שעונים מסוג זה מבוססים על טכנולוגיית rfid המאפשרת דיווח נוכחות באמצעות צ’יפ או כרטיס ללא מגע ישיר. השעון קורא אותם ממרחק של כמה סנטימטרים. בקטגוריה זו נכלל גם שעון לזיהוי פנים. מדובר בשעון מתקדם המזהה את הפנים של העובד באמצעות מסך חיווי גדול. כאן יש יתרון משמעותי גדול, כיוון שהעובד לא נדרש להחזיק כרטיס או צ’יפ שעלולים ללכת לאיבוד.
שעון נוכחות סלולארי- שעון המהווה פריצת דרך ומותאם למעסיקים המעוניינים לנהל עובדים הנמצאים בשטח או עובדים מביתם. מדובר באפליקציה המותקנת על הנייד ומאפשרת לעובד לעדכן על תחילת העבודה וסיומה ולדווח על מחלה או חופשה. הדיווח כולל גם את מיקום העובד והופך את ניהול נוכחות העובדים מרחוק להרבה יותר קל.
מערכת לדיווח נוכחות
דיווח הנוכחות נעשה מול השעון, אך שם רק מתחיל התהליך. מערכת לדיווח נוכחות מאפשרת לנהל את הנתונים המתקבלים מהשעון ביעילות. המערכת מסונכרנת עם מחלקת שכר והנתונים עוברים ישירות לדוח השכר של העובד. החישוב וניהול השעות נעשים ללא התערבות אנושית דבר שמקטין באופן משמעותי את הטעויות. בנוסף לכך, המנהל והעובדים יכולים לגשת לנתוני השכר בכל עת. לראות כמה שעות בוצעו, האם נדרש להשלים או שיש שעות עודפות. המנהלים יכולים לקבל תמונה מלאה על מצבת כוח האדם, לנתח את הנתונים לפי חודש ואפילו שנה.
מי צריך שעון נוכחות?
השעון הפך לדינאמי, הנתונים נאספים לתוך מערכת המעניקה מגוון אופציות עבור המעסיק. שעון שמתאים לארגון אחד לא יתאים לשני וכל מערכת צריכה להיות מותאמת לפי צרכי הארגון והממשקים הפנימיים שברשותו. אז מי צריך שעון נוכחות? כולם. ממשרד עורכי דין ועד חברת ביטוח המעסיקה אלפי עובדים. כדי להתאים את השעון צריך קודם כל לאפיין את צרכי הארגון. להתאים את המענה המושלם לדיווח השעות ממקום קבוע או בכל זמן ומכל מקום, לקבוע כיצד יועברו הנתונים ואילו דוחות יונפקו.
קרדיט תמונה FREEPIK
