אם אתם מעוניינים לדעת איך לעבוד בצורה יעילה יותר, זה בשבילכם. יש סיבה שאנשי עסקים מסוימים מצליחים בעוד אחרים מגיעים להישגים ממוצעים בלבד.
ברונה מרטינוזי מספקת עצות של אנשי עסקים מצליחים, שיעזרו לכם לעשות יותר מאחרים בפחות זמן ובצורה הטובה ביותר. לפניכם 12 דרכים שיעזרו לכם להיות פרודוקטיביים יותר בעבודה.
1. התמקדו במטרה אחת
מה שמפריד יזמים ואנשים עסקים מצליחים מאיש העסקים הממוצע, הוא היכולת שלהם להיות ממוקדי מטרה. לפי עצתו של ג’ייסון גולדברג, מנכ”ל Fab.com, כדי להיות פרודוקטיביים עלינו לבחור מטרה אחת בלבד ולבצע אותה טוב יותר מכפי שכל אחד אחר יוכל אי פעם לעשות אותה. תכנון כזה של זמן יעזור לכם להתמקד במשימות בעלות החשיבות הגבוהה ביותר.
2. חיסמו את כל הסחות הדעת במחשב
עם כל הפעילות שמתרחשת “סביבנו” באינטרנט, לא צריך הרבה כדי לצאת מריכוז. בדיוק בשביל זה יצרו את האפליקציות הבאות, שיעזרו לכם לחסום הסחות דעת באינטרנט. למשל, Rescue Time, היא אפליקציה שעוקבת אחר הפעילויות שלכם, כך שתוכלו לדעת מה אתם עושים עם הזמן שלכם ולחלק אותו טוב יותר. אפליקציית Get Concentrating חוסמת באופן זמני את כל אתרי המדיה החברתית שידועים כמסיחי דעת אכזריים במיוחד. אם כל אלו לא עוזרים, תוכלו למצוא כאן שש אפליקציות נוספות.
3. קבעו זמן מוגבל לפגישות
דרך: Jennifer Brownell
אם אתם רוצים להספיק כמה שיותר במהלך היום, הגבילו את הפגישות שלכם בזמן, בעיקר את אלו שעוסקות בנושאים לא דחופים. למשל, הקדישו בין חצי שעה לשעה לפגישה. לרוב אנשים יבקשו מכם יותר זמן, אך תנו להם פחות מהזמן שביקשו, זה ייעל את הפגישה ויגרום להם לגשת ישר ולעניין. התנהלות כזו תבטיח שיהיה לכם זמן ליותר פגישות ומטלות במהלך היום.
4. דאגו שיהיו לכם טקסים להתנהלות פרודוקטיבית
“טקסי עבודה” קבועים יוכלו לעזור לכם לנהל ביעילות את היום, מבלי לדלל במהירות את מאגרי האנרגיה שלכם. כדאי לכם לאמץ “טקס” של בוקר, למשל להתמקד במטרה מרכזית אחת ביום ואיתה גם להתחיל את היום. אם תתחילו את היום כשאתם ממוקדים במטרה אחת חשובה, זה יבטיח לכם שהיא אכן תתבצע ובשעות שיש לכם הכי הרבה אנרגיה והכי פחות הסחות דעת.
5. קומו מוקדם
דרך: Piero Sierra
הבוקר קובע כיצד יראה היום שלנו, לטוב או לרע. ככל שתקדימו לקום, כך תספיקו יותר. השעות המוקדמות של הבוקר הן בדיוק הזמן לתכנן את היום ולקבוע מטרות עבודה. כך, בזמן שרוב האנשים ישנים, אתם כבר תכנתם את היום שלכם וגם הספקתם לעשות הרבה עבודה. אם קשה לכם לקום מוקדם, התחילו בהדרגה, קומו בהתחלה רבע שעה מוקדם יותר ממה שאתם רגילים, לאחר כמה זמן חצי שעה מוקדם יותר וכן הלאה.
6. צמצמו את ההפרעות שמגיעות אליכם במהלך היום
כדי שלא יפריעו לכם כל שנייה במהלך היום, בקשו ממישהו מהעובדה או מהעוזר שלכם לאסוף את כל השאלות והנושאים שאנשים מעוניינים להעביר אליכם. בדרך זו, כל המידע יגיע אליכם בצורה מסודרת, פעם אחת ובלי הפרעות. זה יעזור לכם להתמקד במה שחשוב ולדחות נושאים פחות דחופים.
7. אל תעשו מטלות שאחרים יכולים לעשות בשבילכם
כדי להיות פרודוקטיביים, בחרו בקפידה כיצד לחלק את האנרגיה שלכם במהלך היום. אל תבזבזו זמן על מטלות שאנשים אחרים יכולים לבצע עבורכם. למשל, אם אתם מעוניינים לערוך קניות במכולת אבל אין לכם זמן, אתם יכולים להיעזר בשירותים של אתרי סופרמרקטים עם משלוח עד הבית.
8. קבעו לעצמכם כללים לשימוש באימייל לשמירה על שפיות
דרך: vlczak11
כדי שלא תצאו מדעתכם ולא תבזבזו זמן יקר, קבעו מדיניות לשולחי המיילים. למשל, בקשו מהם לציין במייל עד כמה הנושא דחוף ולמתי הם זקוקים לתשובה. כך תוכלו לענות לפי סדר עדיפויות ולהתמקד במיילים הדחופים.
9. רכזו את כל הרעיונות היצירתיים יחד
כדי שלא תפספסו אף רעיון חשוב רכזו יחד את כל הרעיונות שאתם מוצאים, כך שתוכלו לעבור עליהם מאוחר יותר. ישנן מספר אפליקציות שיוכלו לסייע לכם בכך, למשל evernote תאפשר לכם לאסוף את כל הדברים החשובים שמצאתם במהלך היום. היא מאפשרת לכם לאחסן מידע, תמונות וקבצים מכל מקום כך ששום רעיון לא ילך לאיבוד. אם אתם מעוניינים באפליקציות נוספות לחצו כאן.
10. הגבירו את היעילות שלכם באמצעות טכנולוגיה מתקדמת
קיימות המון תוכנות באינטרנט שיכולות לעזור לכם ליעל את העבודה שלכם. כל שעליכם לעשות הוא לבחור את התוכנה המתאימה ביותר לצרכים שלכם: אם אתם רוצים לאכסן מסמכים תוכלו להשתמש בdropbox; באתר anymeeting תוכלו לערוך פגישות וירטואליות עם אנשי עסקים; אתר Basecamp יסייע לכם לנהל פרויקטים; עם Trello תוכלו לעקבות אחר פרויקטים ודד-ליינים ו-Hootsuite או Buffer יעזרו לכם לתזמן ולהפיץ אוטומטית פוסטים במדיה החברתית.
11. אל תאבדו את זה: קראו את זה אחר כך
דרך: Lewis Kelly
אם אתם ממהרים ואין לכם זמן להתעדכן במידע חשוב, האפליקציות הבאות יעזרו לכם לאסוף מידע כדי שתוכלו לעניין בו מאוחר יותר. אפליקציית Get Pocket תאפשר לכם לאחסן מסמכים, וידאו וכל סוג אחר של מידע בתוך כיס וירטואלי, כך שהוא ישמר ישירות מכל אתר. תוכנת Instapaper תעזור לכם לשמור מסמכים ארוכים במיוחד לעיון במועד מאוחר יותר.
12. לימדו מאחרים
כדאי לכם לבדוק טיפים נוספים של אנשים מצליחים. באתר How I Work. תוכלו למצוא מאגר של טיפים מפי אנשי עסקים מצליחים, לפרודוקטיביות ועבודה יעילה. יש לכם טיפים משלכם? אל תשמרו אותם לעצמכם. נשמח אם תגיבו ותשתפו.
דרך Openforum.com
