חשבונית דיגיטלית מאפשרת לבעלי עסקים ולעצמאים להפיק, לשלוח ולנהל חשבוניות מקוונת ללא צורך להיסחב בתיק עם פנקסים מודפסים, נייר מתקמט או דיו נמרחת. אם אתם עדיין מנהלים את החשבוניות שלכם בדרך הישנה, השנה החדשה היא הזדמנות מצוינת להתקדם למאה ה-21 בלי פחד. שירותים שמספקים חשבוניות און ליין כבר מזמן התפתחו ומציעים היום הרבה יותר מחשבוניות: יכולות דיוור, CRM, סליקה ועוד, אך היצע הפיצ’רים והתמחור המורכב עלול לבלבל.
הנה כל מה שצריך לדעת על בחירת שירות לחשבוניות דיגיטליות בשנת 2020 וטבלה השוואתית בין כמה מהשירותים המובילים.
חשבונית דיגיטלית מוכרת לצורכי מס והשירותים המובילים עונים על כל דרישות החוק בנושא. כל עסק שרשום בישראל, בין אם עוסק פטור, מורשה או חברה בע”מ, מחויב להפיק חשבוניות מס (קבלות לעוסקים פטורים) על פי חוק. החוק גם קובע כי על מנת שחשבונית מקוונת תהיה חוקית יש צורך בחתימה דיגיטלית. לכן, השירותים השונים מאפשרים ללקוחות להטמיע חתימה דיגיטלית אישית ישירות במסמכים שהם מנפיקים באופן אוטומטי. נוסף על כך, שירותים המספקים חשבוניות באינטרנט מציעים גם יכולות נוספות שיפורטו בהמשך.
למה לעבור לחשבונית דיגיטלית?
בעבר כל בעל עסק (עוסק מורשה או פטור) היה מנפיק מסמכים באמצעות פנקס חשבוניות ידני, שהודפס בבתי דפוס השונים בארץ בהתאמה אישית. שיטה זו סבלה מחסרונות רבים: אנשים נאלצו להזמין פנקסים מודפסים מבתי דפוס יחד עם חותמות, מסמכים נטו להיהרס ולהיעלם ונדרשה מסירה פיזית. שירותים דיגיטליים זמינים מכל מקום ועם ההתפשטות של האינטרנט הנייד הם התעלו על החשבוניות המודפסות. אם חסרות לכם סיבות טובות לעבור לחשבוניות דיגיטליות, כדאי לחשוב גם על הסביבה. חשבונית מקוונת, הידועה גם בשם חשבונית ירוקה, חוסכת נייר ועוזרת בכך לסביבה.
מה חשוב לבדוק לפני שבוחרים בשירות של חשבונית דיגיטלית?
אלה הנקודות שחשוב לברר לפני שבוחרים בשירות של חשבונית מקוונת. האם דרוש לכם שירות של חשבונית דיגיטלית בלבד? האם דרוש לכם גם שירות סליקת אשראי וניהול דפי מכירה לעסק?
סינכרון לשירותי גיבוי
חברות החשבוניות האינטרנטיות מגבות את המסמכים והנתונים של העסק שלכם מקוונת ושומרות את הדאטה שלכם בשרתים שלהם. עם זאת, כדי להיות רגועים חלק מהשירותים מאפשרים לכם לבצע גיבוי נוסף בענן דרך חיבור לחשבון Dropbox/Google Drive שלכם.
התממשקות לדפי מכירה
חלק מהשירותים מציעים ממשק API שמאפשר לחבר את שירות החשבוניות לסליקת אשראי באתר שלכם (חנויות מקוונות, Paypal, Shopify ואחרות) ובכך להפיק חשבוניות ללקוחות באופן אוטומטי. בעלי ידע טכנולוגי יכולים לבצע את החיבור הזה בעצמם, להיעזר במפתח או בשירות התמיכה. חלק מהחברות מאפשרות לממשק את המערכת שלהן לוורדפרס באמצעות התקנת תוסף – ובכך להפיק חשבונית ללקוח אוטומטית עם ביצוע רכישה באתר שלכם. ניתן גם לחבר את Paypal לחשבונית הדיגיטלית ובכך לאפשר ללקוחות לשלם לכם היישר מהחשבונית. ניתן גם לגבות תשלומי הוראת קבע מלקוחות ולשלוח אליהם חשבונית מס קבלה באופן אוטומטי עם קבלת תשלום.
תמיכה
האם תסתפקו בתמיכה במייל או שתבקשו תמיכה טלפונית? חלק מהשירותים מציעים תמיכה במייל ובפייסבוק בלבד.
מערכת CRM
השירותים המובילים להפקת חשבוניות מקוונת משלבים מערכת CRM במערכת הנהלת החשבונות על מנת שתוכלו לנהל את הלקוחות שלכם בלי צורך במתכנתים.
נוחות שימוש
השירותים השונים נבדלים בפיצ’רים הממשקיים שלהם ובנוחות השימוש בהתאמה אליכם. מאחר וזו שאלה של העדפה אישית. ההמלצה שלנו היא להתנסות במערכת לפני שתקבלו החלטה. שירותי החשבוניות הדיגיטליות מציעים מסלול התחלתי של 30 ימי ניסיון חינם להיכרות עם המערכת.
תמחור
לא תמיד התמחור שנראה הזול ביותר הוא אכן הזול מכולם. השירותים השונים מציעים מחירים שונים במסלולים שונים. כדאי לוודא שהמסלול בו בחרתם אכן עונה על הצורך שלכם וכולל את הפיצ’רים הרצויים לעסק שלכם.
עלויות סליקה
אם אתם מתכוונים לחבר את מערכת החשבוניות לסליקת אשראי, חשוב לשים לב לעלויות הנוספות. חלק מהחברות גובות תשלום גבוה יותר עבור הפקת החשבוניות. חלק מהשירותים גובים גם דמי הקמה ויש עלויות נוספות כגון עמלות סליקה.
מעקב אחר ניהול הוצאות
נוסף על הנפקת חשבוניות דיגיטליות, השירותים המובילים מציעים למשתמשים לעקוב אחר הוצאות העסק באמצעות ממשק ידידותי ובדרך זו לצפות בכל ההכנסות וההוצאות של העסק במקום אחד ולעקוב אחר כל ההוצאות שאתם צריכים להזדכות מולם במע”מ. כך תוכלו לעקוב אחרי ניהול התזרים בעסק ולקבל החלטות מושכלות.
טבלה השוואתית: שירותי חשבוניות באינטרנט
[table id=5 /]
הערה: חלק מהלינקים בפוסט עשויים להכיל קישורי שותפים שמתגמלים את “חורים ברשת” עבור הפניות
