כבר שנים רבות אנחנו שומעים על מונחים דיגיטליים שלא הכרנו קודם לכן, למשל אחד הדברים שתשאלו כל ילד היום, היכן שמורות האפליקציות, התכנים שהוא צורך, רוב הסיכויים שהוא יענה לכם בענן. פעם התשובה לשאלה הייתה פשוטה, על המחשב, בדיסקים או דיסקטים וזה תלוי באיזו תקופה גדלתם. היום כבר ידוע לרבים כי מסמכים ותכנים חשובים שומרים בצורה מסודרת ודיגיטלית כך שהמסמכים שלנו נמצאים במקום בטוח. ארכיון דיגיטלי משמש היום גם בעלי עסקים רבים, גם אנשים פרטיים לשמירת מסמכים אישיים וכמעט בכל מקום שומרים את המסמכים והחומר החשוב באופן דיגיטלי.
יותר ויותר חברות וארגונים שולחים לנו ניירת דואר האלקטרוני, דרך אפליקציות שונות ולמעשה פחות ופחות דרך ניירת בדואר, אפילו חשבוניות וקבלות בקניות בחנויות אפשר לקבל ישירות למייל הפרטי שלנו. העולם מתקדם בצעדי ענק לשימוש דיגיטאלי על בסיס יום יומי ומצמצם את השימוש בניירת מודפסת. הן מטעמי נוחות ויותר מכך במטרה לשמור על סביבה נקייה וירוקה יותר. כך אנחנו מוצאים את עצמנו גם כפרטיים וגם כבעלי עסקים יותר ויותר משתמשים בחשבוניות דיגיטליות, אישורי מסמכים ממשלתיים באתרים המקוונים ועוד פעולות רבות שאנחנו מבצעים בלחיצת כפתור מכל מקום בעולם מבלי לגשת אפילו לא לתיבת הדואר מחוץ לדלת הבית.
מה חשוב לדעת על ארכיון דיגיטלי?
כל מי שחשוב לו למצוא מסמכים, חשבוניות וניירת שפעם היינו צריכים לתייק בקלסרים רבים יכול לעשות זאת בצורה פשוטה וקלה למדי. את המסמכים הישנים, אלו שעדיין מגיעים בדואר הרגיל וניירת אחרת שעדיין מוסרים לנו מודפס אפשר לסרוק ולשמור בארכיון הדיגיטלי. כל היתר, די פשוט, גם ככה מקבלים לא מעט מסמכים, חשבוניות וקבלות ועוד מסמכים רבים אחרים באפליקציות ובמייל הפרטי כך שבקלות ניתן לשמור את המסמכים הללו ישירות בארכיון בצורה מסודרת.
הדבר הנכון גם למגזר הפרטי וגם העסקי. ניקח לדוגמא מסמכים של אדם פרטי, האדם מחזיק בחוזה שכר הדירה או בהסכם מול הבנק למשכנתא שברשותו, הוא משלם חשבונות חשמל, מים ארנונה, מקבל דו”חות מביטוחים שונים שיש ברשותו, אולי גם דו”חות רפואיים ועוד מסמכים רבים שמצטברים לכל אורך השנה ובכל שנה נשלחים מחדש. אתם וודאי יכולים להבין בעצמכם שבמקרה של עסק, יש את אותה הכמות של מסמכים ואף יותר. לכן כדי לשמור על הסדר וכדי למצוא את המסמך הנכון בעת הצורך חשוב לנהל את המסמכים בארכיון דיגיטלי מסודר שמתאים לאופי העסק.
אין לכם ידע או זמן כדי לסדר את הארכיון הדיגיטלי?
החשיבות של ארכיון דיגיטלי לאדם פרטי ועל אחת כמה וכמה לעסק היא גדולה מאוד. מציאת חוזים משפטיים, הסכמי עובדים, הסכמי מכר עם ספקים, הצעות ללקוחות ועוד מסמכים רבים אחרים חייבים להיות מתויקים בצורה מסודרת על מנת שתוכלו למצוא את המסמך הנכון בזמן הנכון מבלי להתברבר בים של מסמכים לא מסודרים. אם אתם לא יודעים איך לעשות זאת ומאיפה להתחיל מומלץ לפנות לחברה המתמחה בארגון וניהול ארכיונים דיגיטליים.
קרדיט לתמונות PIXABAY
