הזמנת חברת ניקיון למשרד היא רק חלק מרשימת המטלות שלכם בפסח הקרוב. נצלו את ההזדמנות כדי לארגן מחדש את הניירת והמסמכים, עשו סדר בשולחן ואל תשכחו להשתמש בפתרונות ריהוט פונקציונאלים. איך עושים זאת בצורה נכונה? הנה המדריך המלא
משרד מאורגן ומסודר משפר את התפוקה והביצועים של העובדים. הסדר קובע את האווירה במשרד ומעביר מסר נכון גם לקהל הלקוחות. הבעיה היא שלרוב המנהלים אין מספיק זמן פנוי כדי לדאוג לארגון מחדש של המשרד, לכן רבים מנצלים את פסח ומשתמשים בו כהזדמנות לשינוי ושדרוג.
העצה החשובה והבסיסית ביותר היא לנקות בצורה יסודית את המשרד לקראת פסח. כדאי להזמין חברה מקצועית ולתאם את שירותי הניקיון לפי שעות הפתיחה והסגירה של המשרד כדי למנוע פגיעה בעובדים.
במידה ומשתמשים בשירותי ניקיון קבועים גם בשגרה, אפשר להקדיש את הניקיונות של פסח לאזורים מיוחדים כמו המחסן, החניה, החלונות וכדומה. בקשו מעובדי הניקיון להזיז את כל המוצרים והשולחנות מהמקום הטבעי שלהם ותנו הנחיות ספציפיות על אזורים שחשובים לכם במיוחד.
איך עושים סדר בערימות הניירת?
נקודת התורפה העיקרית של משרדים היא בלגן וחוסר סדר בניירת. מסמכים שמפוזרים בכל מקום במשרד פוגעים ביכולת לשלוט במידע ואף מסכנים את העסק בשמירה על האינטרסים של הלקוחות. הפתרון צריך להיות פתרונות תיוק נכונים וזמינים.
שירותי תיוק בהישג יד יאפשרו לארגן את המידע בצורה נכונה עוד בזמן שהוא מצטבר, מה שימנע מהניירת להיערם על השולחנות. כדאי לתייק את המסמכים השונים בתוך ניילונים שקופים כדי לחסוך זמן בחיפוש אחר דף מסוים, ואפשר לרכוש מגרסה כדי להכחיד ניירת מיותרת ולהעביר אותה למיחזור. התפקיד של מנהלים בהקשר הזה הוא להראות דוגמא אישית ולשמור על משרד מאורגן בפני העובדים והלקוחות.
ליל הסדר של השולחנות
סדר בערימות הניירת לא יכול להתבצע בלי שתנקו את שולחן העבודה. הורו לכל העובדים להקדיש שעה בתחילת היום למעבר על שולחן העבודה והחלטה לגבי נחיצותם של פריטים מסוימים. עשו זאת גם אתם, כדי לתייק את הניירת שעל השולחן ולפנות לעצמכם מקום לעבוד עוד לפני ליל הסדר.
סביר להניח שתצטרכו להתרגל להרגלים חדשים כדי לשמור על הסדר במשרד לאורך זמן. השתמשו למשל במגשים, פתרונות אחסון ומגירות ייעודיות והחליפו ריהוט לעסקים שלא מתאים לאופי העבודה. נסו לסדר מחדש גם את המיקום של שולחן העבודה ושמרו על מרחק נגיעה בינו לבין כל הציוד שחיוני לכם על בסיס יומי. נצלו את האור שמגיע מהחלון על חשבון התאורה המלאכותית והניחו את הריהוט במקום שיצרוך מינימום מאמץ וזמן.
שדרגו את מכשירי החשמל
ישראלים מחלקים את השנה הקלנדרית לתקופה של לפני ואחרי פסח, בין היתר כי בחג הזה הם נפטרים מכל הציוד שהם לא צריכים. גם בעלי משרדים יכולים לעשות פעולה דומה ולהתמקד במכשירי החשמל. אם עד עכשיו יש לכם במשרד מכונת צילום ישנה שתוקעת דפים, טלפונים קווים שלא מחוברים לשום מקום ומחשבים שלא מוכנים להתעורר מתרדמת החורף – כדאי להחליף ולשדרג אותם.
בתקופה הקרובה יהיו הרבה מבצעים על מכשירי חשמל למשרד וזו הזדמנות מצוינת להעניק תנאים טובים יותר גם לעובדים. הקצו לציוד היקפי מקום משלו כדי ליצור סביבת עבודה יעילה, בדקו את צרכי האחסון שלכם ושקלו להשתמש בשירותי גנזך למסמכים ישנים. העבירו מכשירי חשמל ישנים לתרומה ותנו לעובדים להביע את דעתם. אם תעשו אפילו חלק מהדברים האלה, תגלו משרד חדש ותשיגו ערך מוסף בלי להתאמץ.
